Wvo Van Waarde Wvo Van Waarde Wvo Van Waarde Wvo Van Waarde

Advies Ondernemingsraad

Snel gedegen advies en oplossingen voor ondernemingsraden

Ondernemingsraden krijgen vaak advies- en instemmingsaanvragen, waarbij zij behoefte hebben aan deskundig advies. Daarnaast zijn er ook veel andere kwesties waarbij OR advies van een extern deskundige nuttig is. Hieronder volgt een kort overzicht.

Onderwerpen voor OR advies

Onderwerpen voor extern OR advies zijn onder meer:

  • Adviesaanvragen over o.a. reorganisatie, fusie, investeringen
  • Instemmingsaanvragen over o.a. roosters, ziekteverzuim, arbodienst
  • Anticiperen op strategie
  • Beoordelen van financiële cijfers
  • Indienen van een initiatiefvoorstel
  • Omgaan met geheimhouding
  • Besluitvorming in de ondernemingsraad
  • Ontwikkelen van een nieuwe medezeggenschapsstructuur
  • Relatie met de bestuurder
  • Relatie met de Raad van Commissarissen (of Raad van Toezicht)
  • Relatie met de achterban
  • Sociaal Plan
  •  

Onder ‘Thema’s gaan we verder op deze onderwerpen in.

Redenen voor het inschakelen van een OR adviseur

In belangrijke kwesties wil de ondernemingsraad zorgvuldig handelen en geen fouten maken die de onderneming en/of de medewerkers kunnen schaden. In deze gevallen is het tijdig inschakelen van de externe expertise van een ervaren OR adviseur raadzaam. De OR adviseur is inhoudelijk op de hoogte van bedrijfsvoering, organisatieverandering, arbeidsverhoudingen en wetgeving en biedt daarnaast andere perspectieven en kennis over processen en procedures.

De relatief objectieve blik van een OR adviseur als buitenstaander is waardevol, vooral als OR-leden persoonlijk kunnen worden geraakt door veranderingen waarover zij moeten adviseren. Een frisse blik is ook nodig wanneer de ondernemingsraad het gevoel krijgt in een kringetje rond te draaien.

Wet op de ondernemingsraden

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) biedt de ondernemingsraad de mogelijkheid om zelf een OR adviseur in te schakelen, nadat hij de bestuurder in kennis heeft gesteld van de te maken kosten. De WOR faciliteert de inschakeling van OR adviseurs dus. Sommige ondernemingsraden durven de inschakeling van een OR adviseur niet aan, vanwege de daaraan verbonden kosten. Ze vergeten daarbij dat de bestuurder zelf vaak niet schroomt om externe expertise in te huren (en daarbij soms vergeet om hierover advies aan de ondernemingsraad te vragen).

Professionele ondernemingsraden benutten de mogelijkheid die de wet biedt om externe expertise in te schakelen en varen daar wel bij.

Onze OR adviseurs

De OR adviseurs van Waarde voor Organisaties zijn organisatieadviseurs met veel kennis en ervaring met het adviseren en begeleiden van ondernemingsraden. Onze adviseurs werken niet vanuit een ivoren toren, maar volgens het Meemaken concept. Meemaken houdt in dat de ondernemingsraad en de adviseur gezamenlijk de inhoudelijke en procesmatige stappen zetten. Rekening houdend met en vaak in relatie tot andere belanghebbenden, zoals medewerkers, bestuurders, managers, Raad van Commissarissen, vakbonden en klanten.

Onze OR adviseur adviseert over een goede aanpak om bij een advies- of instemmingsaanvraag de informatie van de bestuurder tegen het licht te houden, door te vragen, extra informatie te vergaren en andere invalshoeken in de beoordeling mee te nemen. Na de beeldvorming adviseert en begeleidt onze adviseur u om tot een afgewogen oordeel en een zorgvuldig besluit te komen. Dit besluit van de ondernemingsraad wordt vervolgens neergelegd in een goed advies of instemming, waaraan zowel de bestuurder als de medewerkers wat hebben.

Na het uitbrengen van het advies of de instemming is het werk van de ondernemingsraad en de OR adviseur nog niet afgerond. Het ondernemersbesluit wordt beoordeeld, vervolgstappen worden overwogen, monitoring en toetsing vindt plaats.

Thema’s

De adviseurs van Waarde voor Organisaties hebben veel kennis van en ervaring met het adviseren en begeleiden op het gebied van de medezeggenschap. Uit de veelheid van thema’s die daarbij langskomen, hebben wij er hieronder een aantal geselecteerd.

Reorganisatie

De meest voorkomende kwesties waarbij de ondernemingsraad behoefte aan externe expertise heeft, is bij reorganisaties. Bij een reorganisatie worden wijzigingen in de organisatie doorgevoerd, die vaak tot afname van werkgelegenheid, verandering van functies en een andere werkwijze leidt.

De ondernemingsraad heeft te maken met vragen als:

  • Is deze reorganisatie wel nodig?
  • Worden de juiste onderdelen gewijzigd en gebeurt dit op de goede manier?
  • Wat betekent deze reorganisatie voor de medewerkers?
  • Worden de medewerkers goed begeleid in hun nieuwe functies of rollen?
  • Is het opleidingsbudget voldoende?
  • Is er een adequaat Sociaal Plan?

Samen met onze OR adviseur worden de antwoorden gezocht en beoordeeld. Soms leidt dit tot aanpassing van de reorganisatie en in een enkel geval tot het intrekken ervan. Vaak gaat de reorganisatie door, maar dan op een wijze waarin ondernemingsraad en medewerkers vertrouwen hebben.

De OR adviseurs van Waarde voor Organisaties hebben talloze ondernemingsraden bij reorganisaties begeleidt. Zij hebben ‘best practises’ om uit te putten. Maar ze houden ook een nieuwsgierige en frisse blik op elke nieuwe reorganisatie.

Fusie en overname

Bij fusie en overname gaan twee ondernemingen samen. Dit heeft gevolgen voor het business plan, de marktbenadering, de juridische en financiële structuur, de topstructuur, de organisatie inrichting en de rapportagelijnen, het HRM-beleid, de inkoop, de administratie en boekhouding, de medezeggenschapsstructuur, enzovoorts. Vaak volgt na een fusie of overname overigens weer een reorganisatie, nodig om beide organisaties te integreren.

Onze OR adviseurs hanteren een checklist fusie, waardoor de ondernemingsraad het overzicht behoudt. De ondernemingsraad maakt een fusie soms maar één keer mee in zijn bestaan. Voor onze OR adviseurs is het gesneden koek. OR adviseurs van Waarde voor Organisaties hebben fusies begeleidt in met name de industrie, zorg en bij woningcorporaties.

Uitbesteding

Bij uitbesteding worden werkzaamheden die de onderneming eerst zelf verrichtte voortaan overgelaten aan een derde partij. Soms gebeurt dit door de werkzaamheden en de medewerkers over te laten gaan naar de derde partij. We zien dit vooral veel gebeuren bij schoonmaak, catering, beveiliging, technische dienst, klantcontact en transport.

Uitbesteding heeft voor medewerkers grote gevolgen. Op grond van de Wet overgang onderneming (WOO) gaan medewerkers van rechtswege over naar de derde partij, aanvankelijk met dezelfde arbeidsvoorwaarden. De ondernemingsraad moet afspraken met de bestuurder maken om behoud van arbeidsvoorwaarden over de langere termijn te garanderen. Een extra aandachtspunt zijn de pensioenen.

Onze OR adviseurs hebben veel ondernemingsraden geadviseerd en begeleid bij uitbesteding. Hierdoor zijn de betrokken medewerkers er beter vanaf gekomen en kon de onderneming succesvol verder.

Wijziging ploegendienstrooster

Vanuit de bedrijfsvoering gezien is een wijziging van een ploegendienstrooster soms nodig. Voor de betrokken medewerkers heeft een wijziging vaak grote gevolgen voor de toeslag, het sociale leven en de gezondheid.

De ondernemingsraad die een instemmingsaanvraag over een wijziging van een ploegendienstrooster krijgt, moet dan ook uiterst zorgvuldig te werk gaan. Van belang is om de cao te raadplegen en met zowel de medewerkers als het management het gesprek diepgaand aan te gaan.

Onze OR adviseurs kunnen uw ondernemingsraad goed adviseren en begeleiden om tot een goed besluit te komen: wel of geen instemming verlenen en onder welke afspraken.

Wijziging ziekteverzuimbeleid

In sommige ondernemingen is het ziekteverzuim hoog, bijvoorbeeld in vergelijking tot voorgaande jaren of in vergelijking met andere bedrijven in dezelfde sector. Dit is een grote kostenpost en leidt vaak tot knelpunten op de werkvloer. Het ziekteverzuimbeleid is daarom een belangrijk aandachtspunt voor zowel onderneming als ondernemingsraad.

Een wijziging van het ziekteverzuimbeleid wordt door middel van een instemmingstraject geregeld. De ondernemingsraad kijkt daarbij zowel naar de belangen van de onderneming als die van de medewerkers. Werkgerelateerde ziekte dient zoveel mogelijk te worden voorkomen. Naast fysieke problemen is de psychosociale arbeidsbelasting steeds meer in de aandacht gekomen.

Onze OR adviseurs hebben het ziekteverzuimbeleid en de wijzigingen erin in veel ondernemingen gezien en kunnen uw ondernemingsraad goed adviseren.

Nieuwe arbodienst

Verandering van arbodienst is vaak gedreven door een combinatie van prijs en kwaliteit. Voor de medewerkers is een goede arbodienst van groot belang, bijvoorbeeld als zij naar een bedrijfsarts gaan omdat ze ziek zijn of in een reïntegratietraject tegen knelpunten aanlopen.

De ondernemingsraad ontvangt soms ten onrechte geen instemmingsaanvraag over de wijziging van arbodienst en moet de bestuurder daar dan alsnog op attenderen. De instemmingsaanvraag zelf biedt soms te weinig informatie om een besluit van de ondernemingsraad op te kunnen baseren. Het is van belang om dor te vragen en verschillende perspectieven –met name die van de medewerkers- bij het oordeel te betrekken.

Onze OR adviseurs hebben veel ervaring met het adviseren van de ondernemingsraad bij het overstappen van de ene naar de andere arbodienst. Deze expertise bevordert een succesvol traject.

Anticiperen op strategie

Veel ondernemingsraden zijn niet op de hoogte van de strategie van hun onderneming. Hierdoor zijn advies- en instemmingsaanvragen moeilijke te beoordelen. Het kader ontbreekt immers.

Waarde voor Organisatie vindt het van belang dat de ondernemingsraad op de hoogte is van de strategie van de onderneming en van eventuele aanpassingen daarin. De ondernemingsraad kan hierdoor ook beter anticiperen op maatregelen die er vermoedelijk aan komen. Daarnaast kan de ondernemingsraad ook ongevraagd advies uitbrengen, bijvoorbeeld over de voor- en nadelen van uitbesteden, organische groei, focus op opkomende markten en flexibilisering van de arbeidsrelaties.

Beoordeling van financiële cijfers

Slechts een minderheid van de OR-leden is in de ondernemingsraad gegaan om financiële cijfers te beoordelen. Toch is dit vaak nodig om meer inzicht te krijgen in hoe de onderneming ervoor staat en of de ingeslagen koers een financieel gezonde onderneming oplevert.

Onze OR adviseurs hebben veel kennis en ervaring met het beoordelen van financiële cijfers, meestal in de context van de strategie van de onderneming. Zij kunnen de ondernemingsraad zodanig informeren over hun bevindingen dat dit voor iedereen begrijpelijk is en mogelijk ook handelingsperspectief aan de ondernemingsraad biedt.

Initiatiefvoorstel

De ondernemingsraad kan een initiatiefvoorstel indienen om iets aan de orde te stellen, waarvoor de bestuurder meer aandacht zou moeten hebben. Voorbeelden van initiatiefvoorstellen zijn: duurzame inzetbaarheid, thuiswerken, mobiliteitsbeleid (vervoer), medewerkerstevredenheidsonderzoek, job rotation en opleidingen.

Onze OR adviseurs zijn creatief in het adviseren en begeleiden van ondernemingsraden bij het succesvol ontwikkelen en over de bühne brengen van initiatiefvoorstellen.

Omgaan met geheimhouding

In ondernemingen wordt soms geheimhouding aan de ondernemingsraad opgelegd, bijvoorbeeld omdat het beursgevoelige informatie zoals een overname betreft of de medewerkers nog niet door hun leidinggevende over de gevolgen van een reorganisatie voor hun afdeling of functie zijn geïnformeerd. In zulke gevallen is geheimhouding terecht. Er zijn echter ook bestuurders die te pas en te onpas geheimhouding opleggen, waardoor de ondernemingsraad zijn wettelijke taak van het vertegenwoordigen van werknemers niet meer goed kan uitoefenen.

In de toelichting op de WOR bij artikel 20 is te lezen dat opzettelijke overtreding van de geheimhouding een misdrijf volgens het Wetboek van Strafrecht is dat kan worden bestraft met gevangenisstraf van maximaal een jaar of een hoge geldboete (€ 20.250,- in 2016).

Onze OR adviseurs hebben veel ervaring met het adviseren van ondernemingsraden over het omgaan met geheimhouding, waarbij geen regels worden overtreden en de communicatie met de achterban toch voldoende is.

Besluitvorming in de ondernemingsraad

De ondernemingsraad is soms niet zo zeer bezig met het beoordelen van inhoudelijke vraagstukken als wel met de wijze van besluitvorming in de ondernemingsraad. Hiervoor zijn verschillende modellen, zoals meerderheidsbesluiten, consensus of consent (geen bezwaar). De ene manier van besluitvorming past beter bij een ondernemingsraad in een bepaalde periode dan de andere.

Onze OR adviseurs vinden het traject voor de feitelijke besluitvorming van wezenlijk belang. Hierbij wordt meestal het BOB-model gehanteerd (Beeldvorming –Oordeelvorming-Besluitvorming). Bij de besluitvorming zelf wordt dikwijls gebruik gemaakt van de concepten uit Deep Democracy, waarbij in meerderheidsbesluiten de wijsheid van de minderheid wordt benut en tot consent leidt.

Nieuwe medezeggenschapsstructuur

Formeel stelt de ondernemer de medezeggenschap in. Maar soms is er al een medezeggenschapsstructuur die niet meer aansluit bij de verandering in zeggenschapsverhoudingen, bijvoorbeeld bij invoering van een matrixorganisatie, na een reorganisatie of een fusie. In die gevallen neemt de bestaande medezeggenschap meestal het voortouw om voorstellen te ontwikkelen om de medezeggenschapsstructuur aan te passen.

Onze OR adviseurs hebben kennis en ervaring met het adviseren over het inrichten van verschillende medezeggenschapsstructuren die bijdragen aan effectieve medezeggenschap. Soms betekent het dat er een medezeggenschapsorgaan bij moet komen, terwijl er in een ander geval juist een laag tussenuit moet. Naast de structuur is vooral de cultuur van belang: Wordt medezeggenschap belangrijk gevonden in deze organisatie en zo ja, handelt de bestuurder daar dan ook naar? Daarnaast zijn goede faciliteiten (vooral tijd, vervanging en scholing) essentieel voor geslaagde medezeggenschap, in welke structuur dan ook.

Relatie met de bestuurder

Sommige ondernemingsraden hebben niet veel ondersteuning nodig bij de inhoudelijke beoordeling van complexe aangelegenheden als advies- en instemmingsaanvragen, maar worstelen met hun relatie met de bestuurder. Ze voelen zich door hem/haar niet serieus genomen en hebben het gevoel dat er weinig met hun inbreng wordt gedaan. Ze denken dat de bestuurder de ondernemingsraad als noodzakelijk kwaad ervaart.

Onze OR adviseurs hebben ervaring in het helpen ontwikkelen van andere beïnvloedingsstijlen van de ondernemingsraad, rekening houdend met het menstype van hun bestuurder. Door in concrete advies- of instemmingstrajecten de juiste aanpak in te brengen, wordt de ondernemingsraad effectiever. Het is immers prettig als je niet alleen gelijk hebt, maar dat ook krijgt!

Relatie met de Raad van Commissarissen

De Raad van Commissarissen (en in andere organisaties: Raad van Toezicht) houdt toezicht op de bestuurder in het belang van de onderneming.

Vaak speelt de Raad van Commissarissen een rol bij de benoeming, het ontslag, de schorsing en de beloning van de bestuurder, de goedkeuring van de jaarrekening, het goedkeuren van reorganisaties en fusies, enzovoorts. Alleen al kijkend naar de bevoegdheden van de Raad voor Commissarissen is deze een belangrijk orgaan om als ondernemingsraad een goed contact mee op te bouwen.

Bij ondernemingen met een structuurregime kan de ondernemingsraad commissarissen voordragen, maar ook in ondernemingen waarin dit niet speelt is de relatie tussen ondernemingsraad en Raad van Commissarissen voor beide van belang. In het geval van artikel 24 Overlegvergaderingen in het kader van de WOR, is er in de meeste gevallen verschijnplicht voor (een delegatie van) de Raad van Commissarissen.

Onze OR adviseurs hebben ervaring in het adviseren over het opbouwen en versterken van de relatie tussen ondernemingsraad en Raad van Commissarissen. Wij willen onze kennis en ervaring op dit gebied graag met u delen!

Relatie met de achterban

De ondernemingsraad ontleent zijn kracht in hoge mate aan de kwaliteit van zijn relatie met de achterban. De ondernemingsraad doet er goed aan voeling te houden met zijn achterban. In ondernemingen waarbij iedereen elkaar vrijwel elke dag in hetzelfde gebouw treft, zijn deze contacten makkelijker te onderhouden dan in ondernemingen waarin medewerkers op verschillende plaatsen en tijden werken.

Onze OR adviseurs hebben ervaring met het adviseren over contacten van de ondernemingsraad met de achterban in uiteenlopende sectoren, waaronder de industrie, zorg en bij woningcorporaties. Er is geen oplossing die overal toepasbaar is, maar gezamenlijk kan wel effectief maatwerk worden ontwikkeld.

Sociaal Plan

In ons Nederlandse polderlandschap sluiten de vakbonden en de werkgevers van oudsher cao’s en Sociaal Plannen (om de gevolgen van reorganisaties en fusies voor medewerkers op te vangen) af. Deze traditie is de laatste tijd enigszins aan het afbrokkelen. Steeds minder mensen zijn lid van een vakbond en bij een lage organisatiegraad hebben de vakbonden weinig macht. In sommige sectoren zijn er nauwelijks of geen vakbonden.

Leden van vakbonden vinden soms dat hun belangen goed door de vakbonden worden behartigd, maar in andere gevallen voelen zij zich weinig gehoord.

Als er heel weinig leden zijn, dan lopen vakbondsbestuurders niet hard om bij een reorganisatie een Sociaal Plan te komen afspreken en springt de ondernemingsraad –al dan niet op verzoek van hun achterban- in de leemte. Soms vinden zowel bestuurder als ondernemingsraad dat er maatwerk moet worden geboden en dat een algemeen Sociaal Plan dat met de vakbonden wordt overeengekomen daarbij niet aansluit.

Onze OR adviseurs adviseren en begeleiden de ondernemingsraad om bij een reorganisatie of fusie belangrijke punten voor een Sociaal Plan tijdig bij de vakbonden in te brengen en om in andere gevallen zelf een Sociaal Plan met de bestuurder af te spreken.