Wvo Van Waarde Wvo Van Waarde Wvo Van Waarde Wvo Van Waarde

Project Duurzame inzetbaarheid

Deze handreiking is bedoeld als hulpmiddel voor organisaties die zelfstandig willenwerken aan een verbeterde duurzame inzetbaarheid van (oudere) werknemers. Hiermee kan de organisatie zelf invulling geven aan het ontwikkelen van een integraal personeelsbeleid omtrent duurzame inzetbaarheid. In de handreiking worden werkgever en werknemer (ook de ondernemingsraad) gestimuleerd en uitgedaagd om gezamenlijk na te denken over - en zich proactief op te stellen ten aanzien van - het thema duurzame inzetbaarheid. Relevante stakeholders worden betrokken bij de uitvoering van het (nieuwe) duurzame inzetbaarheidsbeleid.

Een belangrijk uitgangspunt bij duurzame inzetbaarheid is dat de werkgever en werknemer samenwerken. Uit de bovenstaande definitie blijkt dat duurzame inzetbaarheid niet alleen gebonden is aan de persoon, maar dat ook de werkcontext een belangrijke rol speelt. Voor duurzame inzetbaarheid is het uitermate relevant dat werknemers niet alleen moeten kunnen beschikken over hulpbronnen en voorzieningen, maar vooral over de mogelijkheden om die hulpbronnen en voorzieningen te benutten. Een belangrijk uitgangspunt bij duurzame inzetbaarheid is dus dat de werkgever en werknemer een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben, waarbij een goede communicatie van essentieel belang is.

 

Een integrale benadering

Organisaties hebben vaak veel kennis en interventies op het terrein van duurzame inzetbaarheid in huis of op brancheniveau beschikbaar. In de praktijk blijkt echter dat beleid en inspanningen op het terrein van duurzame inzetbaarheid veelal een gefragmenteerd karakter hebben. De beschikbare kennis is vaak ontwikkeld op basis van een monodisciplinaire benadering, waarin geen rekening is gehouden met mogelijkheden of beperkingen die naar voren zouden kunnen komen indien een multidisciplinaire benadering zou worden gehanteerd.

Daarom is het van belang dat vraagstukken met betrekking tot duurzame inzetbaarheid integraal benaderd worden. Waar een aanpak vanuit een afzonderlijk perspectief (bijvoorbeeld leidinggevende, Arbo of HR) vaak niet volstaat om duurzame inzetbaarheid te realiseren, kan een integrale benadering meer constructieve oplossingen bieden.

Uit onderzoek blijkt dat veel interventies en beleid – vaak ad hoc – worden ingezet om ontstane problemen op te lossen of te herstellen (zogenaamde curatieve interventies). Deze reactieve benadering is weliswaar noodzakelijk, maar naast curatieve interventies adviseren we een proactieve benadering, waarin ook aandacht is voor preventie (het voorkómen van een verminderde inzetbaarheid) en amplitie (het verbreden en/of versterken van de inzetbaarheid).

 

1.1 Duurzame inzetbaarheid van oudere werknemers

Deze handreiking is gebaseerd op het rapport ‘Duurzame inzetbaarheid van de oudere werknemer: stand van zaken’ (Brouwer e.a., 2012) welke tot stand gekomen is na een wetenschappelijke literatuurstudie, een literatuurstudie van Nederlandse rapporten, een expertmeeting en een raadpleging van professionals uit het veld. In het rapport werd geconcludeerd dat de praktijk behoefte heeft aan kennis en handvatten op het gebied van interventies en meetinstrumenten. Met deze handreiking trachten wij daarin te voorzien.

De handreiking richt zich op het thema duurzame inzetbaarheid van oudere werknemers. Bedrijven kampen momenteel met veroudering van hun werknemers en zij hebben moeite goed geschoolde jongeren aan te trekken. Steeds meer mensen zullen moeten participeren in werk. De pensioenleeftijd verschuift van 65 naar 67 jaar. Het gevolg daarvan is dat mensen die tot voor kort een uitkering kregen of via de VUT vervroegd uittraden, nu in het arbeidsproces blijven. Veel oudere werknemers geven aan dat zij niet tot hun 65e jaar of daarna willen of kunnen doorwerken. Hierdoor is het onderwerp duurzame inzetbaarheid van oudere werknemers een belangrijk maatschappelijk vraagstuk geworden. Voor veel organisaties is het van belang om hun werknemers met kennis en ervaring te behouden door te investeren in duurzame inzetbaarheid. Aandacht voor de inzetbaarheid van werknemers jonger dan 45 jaar is uit preventief oogpunt zeer relevant voor de duurzame inzetbaarheid van oudere werknemers. Goed duurzaam inzetbaarheidsbeleid vertaalt zich in een aantal concrete uitkomsten, zoals productiviteit, tevredenheid en betrokkenheid en afname van verloop en verzuim.

 

2.1 Randvoorwaarden

Er is een aantal randvoorwaarden waar de organisatie aan moet voldoen voordat de handreiking succesvol kan worden gebruikt. De directie en werknemersvertegenwoordiging (bijvoorbeeld de ondernemingsraad) beoordelen aan de hand van de onderstaande stellingen of de organisatie aan de randvoorwaarden voldoet

A. Randvoorwaarde voor het gebruik (intentieverklaring directie)

1. Is er de motivatie om te investeren in duurzame inzetbaarheid van oudere werknemers (bijvoorbeeld vanuit doelen als strategisch uitgangspunt, verlaging van arbeidsverzuim, verminderen van verloop, verhogen van de productiviteit, verhogen van medewerkertevredenheid, gevoelde zorgplicht, goed werkgeverschap of andere redenen.

B. Randvoorwaarden voor implementatie

Het is van belang dat duurzame inzetbaarheid beleidsmatig een plek krijgt binnen de organisatie. Om deze handreiking voor een integrale benadering te laten slagen dient er aan de volgende voorwaarden te worden voldaan:

1. De directie is bereid een voortrekkersrol te vervullen bij de implementatie van integraal duurzaam inzetbaarheidsbeleid.

2. De benodigde tijd en middelen voor de implementatie worden beschikbaar gemaakt.

3. Er wordt onderkend dat werkgever en werknemer gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor duurzame inzetbaarheid.

4. Er bestaat voldoende draagvlak om beleid op het terrein van duurzame inzetbaarheid te implementeren.

5. Leidinggevenden worden voldoende ondersteund bij het implementeren van beleid dat duurzame inzetbaarheid bevordert.

 

2.2 Instellen Consulent Duurzame Inzetbaarheid

Bij het implementeren van integraal beleid op het terrein van duurzame inzetbaarheid is het belangrijk dat iemand de verantwoordelijkheid heeft voor het coördineren en het uitvoeren van dit beleid. Daartoe wordt door de directie en OR de functie Consulent Duurzame Inzetbaarheid (DI) toegekend aan een medewerker die verantwoordelijk is voor HR beleid die al langere tijd binnen de organisatie werkt en connecties heeft op diverse niveaus binnen de organisatie.

De Consulent DI is het aanspreekpunt en de wegwijzer op het gebied van duurzame inzetbaarheid. De Consulent DI inventariseert proactief welke vraagstukken er spelen op het niveau van individuele werknemers, de afdeling en de organisatie. Daarbij worden werknemers en leidinggevenden, maar ook HR- en Arbomedewerkers, door de Consulent DI uitgedaagd en gestimuleerd om na te denken over duurzame inzetbaarheid en hier actief mee aan te slag te gaan. De Consulent DI ondersteunt, faciliteert en inventariseert, maar laat de verantwoordelijkheid voor duurzame inzetbaarheid bij de werkgever en werknemer.

In het geval dat een werknemer een vraagstuk met betrekking tot duurzame inzetbaarheid niet met de eigen leidinggevende kan oplossen, kan de Consulent DI meedenken bij het inschakelen van extra expertise. Het is mogelijk om bijvoorbeeld een werkgroep in te stellen die beschikt over de juiste expertise (bijvoorbeeld HR, management en medezeggenschap).

 

2.3 Basismeting: waar staan we?

Deze Basismeting is nodig om een indruk te krijgen van de huidige stand van zaken rondom duurzame inzetbaarheid in de organisatie. Het is belangrijk dat inzicht wordt verkregen in de visie op duurzame inzetbaarheid, de factoren die duurzame inzetbaarheid kunnen beïnvloeden en de vraagstukken die spelen in de organisatie.

Essentieel is dat de informatie die in de Basismeting wordt verzameld wordt gedeeld met de hele organisatie. Alle werknemers worden op de hoogte gebracht van de resultaten van de Basismeting. In de Basismeting worden onderstaande onderwerpen aangaande duurzame inzetbaarheid uitgezocht en beschreven.

De Consulent DI voert de Basismeting uit en wordt daarbij ondersteund door de directie en OR.

1. Beschrijf het beleid en de visie op het terrein van duurzame inzetbaarheid.

2. Probeer inzicht te krijgen in de bevorderende en belemmerende factoren op het terrein van duurzame inzetbaarheid. Bestaande kennis over factoren die van belang zijn voor duurzame inzetbaarheid kan hierbij als hulpmiddel dienen.

3. Beschrijf de interventies die ter beschikking staan op het terrein van duurzame inzetbaarheid. Een checklist met verschillende interventies kan hierbij als hulpmiddel dienen.

4.Houdt DI gesprekken met medewerkers.

5. Maakt een overzicht van vraagstukken over duurzame inzetbaarheid, de manier waarop deze kunnen worden achterhaald en welke interventie kan worden ingezet.

Zo wordt inzichtelijk welke vraagstukken spelen en hoe daar aan kan worden gewerkt. In § 2.4 staat beschreven hoe de inventarisatie door de consulent DI van vraagstukken kan worden uitgevoerd in de organisatie.

 

2.4 Inventariseren van vraagstukken

Om op een gestructureerde wijze te kunnen werken aan duurzame inzetbaarheid van oudere werknemers, is het belangrijk om te inventariseren welke vraagstukken er spelen op het niveau van de individuele werknemer, afdelingsniveau en organisatieniveau. De Consulent DI coördineert de inventarisatie van vraagstukken.

Inventarisatie van vraagstukken over duurzame inzetbaarheid is niet een eenmalig proces, maar dient voortdurend aandacht te krijgen. De manier waarop vraagstukken over duurzame inzetbaarheid worden geïnventariseerd kan aansluiten op het bestaande beleid van de organisatie.

Vraagstukken van individuele werknemers kunnen worden geïnventariseerd via het formulier ‘Mijn duurzame inzetbaarheid’, dat ingevuld kan worden door de werknemer ter voorbereiding van een persoonlijk inzetbaarheidsplan, jaarlijks functionerings- of voortgangsgesprek.

Leidinggevenden of afdelingshoofden kunnen zich bewust worden van vraagstukken op afdelingsniveau door het formulier ‘Duurzame inzetbaarheid op afdelingsniveau’ in te vullen.

Een lid van de OR, medezeggenschapsorgaan, de directie of een HR-manager kan vraagstukken inventariseren die spelen op organisatieniveau door het formulier ‘Duurzame inzetbaarheid op organisatieniveau’ in te vullen.

Vraagstukken in organisaties komen niet alleen voort uit de behoefte knelpunten of problemen op te lossen (curatie), maar ook uit de behoefte om deze in de toekomst te voorkomen (preventie). Ook kunnen vraagstukken ontstaan vanuit de behoefte om zaken die al goed verlopen nog verder te verbeteren (amplitie).

Het blijkt dat bestaande interventies op het terrein van duurzame inzetbaarheid voor het overgrote deel curatief van aard zijn. Het inzetten van interventies meteen preventie- en/of amplitiefocus wordt in de handreiking bepleit. Er wordt geadviseerd het beleid op het terrein van duurzame inzetbaarheid te richten op zowel werknemers die beperkt inzetbaar zijn als werknemers die goed functioneren.

 

3. Stappenplan

In het eerste deel van de handreiking kwam bewustwording van vraagstukken over duurzame inzetbaarheid aan de orde. Nu is het tijd om te werken aan oplossingen.

3.1 Stap 1: in actie komen

Het is verstandig om vraagstukken over duurzame inzetbaarheid op systematische wijze aan te pakken. Dat kan door het volgen van dit stappenplan. Dit stappenplan is te gebruiken door individuele werknemers en hun leidinggevenden, maar ook voor de aanpak van vraagstukken die spelen op afdelingsniveau of organisatieniveau en vraagstukken waarvoor extra expertise wordt ingeroepen bij HR, Arbo of andere experts van binnen of buiten de organisatie. De uitvoerders van dit stappenplan worden hier aangesproken met u.

Als u een vraagstuk hebt over duurzame inzetbaarheid, kunt u daar zelf mee aan de slag gaan, of dit samen met anderen doen. Als u een vraagstuk indient bij de Consulent DI, dan beoordeelt deze met u, op basis van onder andere complexiteit en urgentie, of het vraagstuk in een gezamenlijk overleg met HR, Arbo en/of andere expertise moet worden besproken.

Vertrouwelijkheid

Vraagstukken op het terrein van duurzame inzetbaarheid dienen altijd vertrouwelijk en integer behandeld te worden. Het is belangrijk dat er een cultuur aanwezig is in de organisatie die het delen van vraagstukken aangaande duurzame inzetbaarheid, met de werknemer/werkgever of de Consulent DI, stimuleert. Naast vertrouwelijkheid is het van alle belang dat alle partijen expliciet aandacht hebben voor ethisch handelen in deze.

3.2 Stap 2: integrale analyse

U brengt het vraagstuk zo volledig mogelijk in kaart. Wanneer meer informatie nodig is, kan deze worden ingewonnen door bijvoorbeeld de inzet van (extra)meetinstrumenten, door een 1-op-1 gesprek of andere methoden.

Meetinstrumenten zijn te vinden op de website http://www.toolboxduurzameinzetbaarheid.nl. Daar staat ook een indicatie of ze al dan niet wetenschappelijk op hun meetkwaliteiten zijn onderzocht. Het gebruik van wetenschappelijk onderbouwde meetinstrumenten wordt sterk aanbevolen, omdat op deze manier kwaliteit, betrouwbaarheid en vergelijkbaarheid van de verkregen informatie wordt bevorderd. Heeft u vragen over het gebruik van meetinstrumenten dan kunt u contact opnemen met de Consulent DI.

3.3 Stap 3: oplossingen formuleren

U probeert een oplossing te vinden voor uw vraagstuk. Daarvoor kunt u hulp inschakelen van collega's of uw leidinggevende. Er kan bij het kiezen van een oplossing gebruik worden gemaakt van een overzicht van aanwezige interventies en maatregelen (bijlage 1). Formuleer oplossingen die zoveel mogelijk in overeenstemming zijn met de belangen van de individuele werknemer, de betreffende afdeling en de organisatie als geheel.

De Consulent DI, HR- en Arbomedewerkers hebben toegang tot de Kennismap DI waarin zij kunnen kijken naar relevante praktijkvoorbeelden die mogelijk kunnen helpen bij het huidige vraagstuk.

3.4 Stap 4: plan van aanpak

Op basis van de integrale analyse en de gekozen oplossing maakt u een plan van aanpak. In dit plan van aanpak worden SMART-doelen beschreven die worden nagestreefd. Met SMART wordt bedoeld: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdsgebonden. Hierdoor wordt het doel duidelijk en zorgvuldig beschreven en kan een nauwkeurige evaluatie plaatsvinden.

Er wordt vastgelegd wat de bijbehorende acties/interventies zijn, wie deze uitvoert, aan wie over de voortgang wordt teruggekoppeld en op welk moment, hoe de planning van (tussentijdse) evaluatie(s) er uit ziet en wanneer wordt gestart en afgerond. De tussentijdse evaluaties worden uitgevoerd om zo voortdurend bijstellingen mogelijk te maken. Het opstellen van een afsprakenlijst ondersteunt u bij het uitwerken van het plan van aanpak.

3.5 Stap 5: uitvoeren van de interventie(s)

De interventie(s) of actie(s) word(en) uitgevoerd zoals beschreven in het plan van aanpak.

3.6 Stap 6: evaluatie

Aan de hand van de volgende vragen en de in stap 4 opgestelde SMART doelen is het mogelijk de interventie te evalueren. Als een meetinstrument is gebruikt in stap2, dan kan deze ook gebruikt worden bij de evaluatie.

Evaluatievragen

Evalueer de gestelde SMART-doelen. Zijn de doelen behaald?

Hoe verliep de samenwerking tussen de eigenaar(s) van het vraagstuk en ingeschakelde hulp/expertise?

Is er een interventie gevonden die de oplossing vormt voor het vraagstuk en zo ja, welke?

Wat is het resultaat voor werknemer en werkgever?

Zijn de actiepunten uitgevoerd?

Was er voldoende ruimte/tijd om uw afspraak/actie te behalen?

Was er draagvlak binnen de organisatie om uw doelstelling/acties te behalen?

De evaluatie kan aanleiding zijn om het stappenplan nog een keer te doorlopen, of externe hulp in te schakelen ter ondersteuning.

Als de oplossing voor een vraagstuk gevonden is, bekijkt de Consulent DI of een vertaalslag is te maken naar andere niveaus, bijvoorbeeld van een individuele werknemer naar het beleid binnen de organisatie. Zo kan een individueel vraagstuk leiden tot het signaleren van een vraagstuk op afdelingsniveau of organisatieniveau.

 

Handreiking voor medewerkers

Werknemers in organisaties komen in situaties waardoor hun inzetbaarheid onder druk komt te staan. Deze handreiking voor werknemers is bedoeld om u te ondersteunen in uw inspanningen om duurzaam inzetbaar te blijven. Het uitgangspunt in deze handreiking is dat u en uw werkgever gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor uw inzetbaarheid. Wanneer knelpunten (dreigen te) ontstaan voor uw inzetbaarheid, wacht dan niet af maar kom zelf in actie.

Van uw werkgever mag u verwachten dat deze een werkomgeving en de middelen biedt om u te ondersteunen in het bereiken en behouden van uw inzetbaarheid. De organisatie heeft een Consulent Duurzame Inzetbaarheid aangesteld, die vragen over duurzame inzetbaarheid probeert te beantwoorden. Deze ondersteunt u en uw leidinggevende bij het vinden van een oplossing voor eventuele knelpunten of verbeterpunten.

6.1 Wat kunt u doen om duurzaam inzetbaar te blijven?

U kunt zelf veel doen om duurzaam inzetbaar te blijven. U kunt bijvoorbeeld letten op een gezonde leefstijl waardoor uw gezondheid en conditie voldoende blijven voor het uitoefenen van uw werk. Wanneer u een functie heeft die bij uw ambitie en mogelijkheden past, zult u merken dat u met meer plezier uw functie uitoefent. Regelmatig nadenken over uw eigen inzetbaarheid vergroot de kans dat u ook op de lange termijn nog op de juiste plek zit.

Om uw inzetbaarheid te verbeteren kunt u beginnen met na te denken wat u kunt doen om het werk aantrekkelijk te maken of te houden en daarmee uw motivatie te verhogen. Wat daarbij kan helpen is situaties te beschrijven in uw werk die u zou willen veranderen. Bijvoorbeeld:

Welke uitdagingen zorgen ervoor dat u wil blijven werken?

Kunt u het werk uitvoeren op de manier zoals u dat wil?

Wat kan er beter op uw werk?

Wat kunt u verbeteren op uw werk?

Hoe zou u uw werksituatie graag willen zien over 2 of 5 jaar?

Wat zou u dan willen doen en wat hebt u daar voor nodig?

Hoe kunnen uw leidinggevende en uw werkgever u hierbij ondersteunen?

Zijn er verbeteringen mogelijk ten aanzien van uw fysieke en/of mentale gezondheid, leefstijl, thuissituatie, motivatie, werkdruk, werkomgeving, keuzevrijheid in het werk, (de relatie met) uw leidinggevende of andere factoren?

Communicatie is een belangrijk middel om tot verbetering te komen. De organisatie/uw leidinggevende/de Consulent Duurzame Inzetbaarheid weet niet automatisch of u vragen, verbeterpunten of knelpunten heeft. Daarom is het van belang om dit aan te geven. U kunt daarover in gesprek gaan.

6.2 Waar kunt u terecht?

Er zijn twee personen met wie u uw vragen, knelpunten en verbeterpunten het beste kunt bespreken. U houdt zelf de regie, u bent de 'eigenaar' van het vraagstuk. De mensen die u inschakelt kunnen u wellicht ondersteunen en de middelen bieden om tot een oplossing van uw vraagstuk te komen.

1. U kunt uw vraagstuk bespreken met uw direct leidinggevende. U kunt bijvoorbeeld in het functioneringsgesprek van de gelegenheid gebruik maken uw wensen aan te geven in relatie tot duurzaam inzetbaar blijven. Om uw functioneringsgesprek goed voor te bereiden kunt u uw vragen opschrijven. Uiteraard kunt u ook buiten functioneringsgesprekken om vragen met uw leidinggevende bespreken.

2. U kunt, als u en uw leidinggevende geen oplossing kunnen vinden of als u het vraagstuk niet met uw leidinggevende wilt delen, het vraagstuk bespreken met de Consulent Duurzame Inzetbaarheid. De Consulent Duurzame Inzetbaarheid is de contactpersoon voor vraagstukken op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Deze stelt in overleg met u vast hoe uw vraagstuk het beste kan worden aangepakt. U, uw leidinggevende en één of meerdere medewerkers van P&O, Arbo of een ander expertisegebied bekijken samen of er een oplossing kan worden gevonden.

6.3 Concrete acties

Wees u bewust van uw eigen verantwoordelijkheid in het duurzaam inzetbaar blijven. Als u iets gedaan wilt krijgen zult u zich actief op moeten stellen in het vinden van oplossingen.

Bedenk of u een vraagstuk met betrekking tot duurzame inzetbaarheid heeft. Vul het formulier ‘Mijn duurzame inzetbaarheid’ in. U gaat zelf actief in gesprek met uw leidinggevende aangaande mogelijke vraagstukken. U kunt daarvoor bijvoorbeeld gebruik maken van het functioneringsgesprek. Als u een vraagstuk heeft, dan kunt u contact opnemen met uw leidinggevende of de Consulent DI. Gezamenlijk kunt u actie ondernemen.