Wvo Van Waarde Wvo Van Waarde Wvo Van Waarde Wvo Van Waarde Wvo Van Waarde Wvo Van Waarde

Wat is een ambtelijk secretaris?

Een ambtelijk secretaris (ook wel AS) is iemand die in een medezeggenschapsorgaan, zoals een OR (ondernemingsraad), MR (medezeggenschapsraad) of een cliëntenraad, de werkzaamheden professioneel ondersteunt. De ambtelijk secretaris verricht werkzaamheden op secretarieel, organisatorisch en eventueel beleidsmatig gebied met als doel de optimale functionering van het medezeggenschapsorgaan.

Dagelijkse praktijk

De ondernemingsraad is bij uitstek een zelfsturend team. De voorzitter en secretaris worden uit hun midden gekozen, maar zij hebben geen hiërarchisch leidinggevende rol. Wel treden zij vaak op als het Dagelijks Bestuur van de OR. Het DB informeert de rest van de OR over hun activiteiten en de verkregen informatie. Op zijn beurt, legt de OR over wat hij doet en heeft gedaan verantwoording af aan de achterban.

Dat is mooi! Maar soms ook ingewikkeld, want er is geen leidinggevende die richting geeft of waarop terug gevallen kan worden voor advies en ondersteuning. Daarnaast ben je als OR lid misschien helemaal niet gewent aan het werk dat het OR-lidmaatschap met zich meebrengt.

Daarnaast ben je OR lid geworden, omdat je graag wil meedenken over belangrijke beslissingen in de organisatie. De OR-werkzaamheden organiseren en plannen, krijg je er cadeau bij maar is misschien niet je sterkste punt of je ambitie.

Een Ambtelijk Secretaris kan hier uitkomst bieden, een Ambtelijk Secretaris biedt ondersteuning daar waar de OR het wenst, en geeft gevraagd en ongevraagd advies. Een Ambtelijk Secretaris heeft niet alleen organisatietalent, maar ook kennis op het gebied van medezeggenschap en relevante wet- en regelgeving.

Interim Ambtelijk Secretaris

Mary heeft ruim 13 jaar ervaring als Ambtelijk Secretaris, in die jaren heeft zij zo goed als alle aspecten van medezeggenschap meegemaakt. Met haar analytische insteek en praktische aanpak heeft zij de ondernemingsraden hierbij ondersteund en begeleid.

De professionele ondersteuning van Mary is telkens maatwerk, geen enkele ondernemingsraad of situatie is immers gelijk. Als Ambtelijk Secretaris biedt zij de ondernemingsraad ondersteuning op velerlei gebied, zò dat de OR leden zich volledig kunnen richten op de inhoud. Daarnaast is zij een informatiebron voor de OR-leden en de bestuurder op gebied van wet- en regelgeving en vaak ook ‘het geheugen’ van de OR. En levert hiermee een bijdrage aan de professionalisering van de OR, zowel richting de bestuurder als de achterban.

Professionele ondersteuning

In welke situaties kan een Ambtelijk Secretaris ondersteunen en/of begeleiden?

  • Ondersteuning van dagelijkse secretariële en organisatorische aspecten van de ondernemingsraad (notuleren, organiseren, plannen, archiveren etc.).
  • Bijvoorbeeld bij een advies- of instemmingstraject, waarbij behoefte is aan begeleiding van het proces door een professional die ook kennis heeft van de wet- en regelgeving.
  • Ook kan het zijn dat de OR nieuw is en op zoek is naar het nemen van de juiste stappen in de juiste volgorde. Waardoor het OR werk structuur krijgt en de OR zo inzicht krijgt in de rechten en plichten en de praktische aanpak hiervan.
  • Misschien doet de OR het werk al sinds jaar en dag op dezelfde wijze en vraag je je af of dit nog wel past binnen de organisatie. Mary kan dan helpen bij het inzichtelijk maken van de mogelijkheden en inzicht geven in de eigen behoefte.
  • De secretariële processen van de ondernemingsraad hebben optimalisatie nodig.
  • Ondersteuning van de Ambtelijk Secretaris. De Ambtelijk Secretaris is vaak een solofunctie binnen een organisatie, waarbij je soms behoefte hebt om met iemand te sparren over je functie en hoe je deze invult. Omdat Mary heel goed weet hoe lastig dit soms kan zijn, niet alleen hoe je de functie invult maar ook hoe je jezelf positioneert, kan zij jou als Ambtelijk Secretaris helpen door samen te zoeken naar wat bij jou past en waarbij je van toegevoegde waarde bent voor de OR.
  • Coachen en begeleiden van voorzitters, secretarissen en OR-leden.
  • Mary is voor de ondernemingsraad een informatiebron voor OR-leden en bestuurder op gebied van wet- en regelgeving.

Wil je meer weten of verkennen welke mogelijkheden er zijn, neem dan contact op!

 

Mary van der Veen

maryvanderveen@wvo-vanwaarde.nl

06 18135156

Over het algemeen zien de taken van ambtelijk secretarissen er als volgt uit:

  • Uitwerken van verslagen, rapporten, brieven en andere (in concept) aangeleverde stukken
  • Opstellen en redigeren van correspondentie
  • Samenstellen van concept-agenda en verzenden van vergaderstukken
  • Toezien op de naleving van gemaakte afspraken
  • Voorbereiden van vergaderingen (onder meer versturen van uitnodigingen en verzorgen van faciliteiten en hulpmiddelen)
  • Notuleren tijdens vergaderingen en uitwerken van de notulen
  • Beheren van het archief
  • Op verzoek verstrekken van informatie en documentatie uit het archief
  • (Mede) samenstellen en verspreiden van het jaarverslag
  • (Mede) voorbereiden van de verkiezingen voor de MR, OR of andere raad
  • Fungeren als aanspreekpunt (namens de raad) voor de achterban
  • Voorbereiden en opstellen van instemmingszaken, initiatiefvoorstellen en adviezen
  • Doen van voorstellen met betrekking tot de strategie, het beleidsplan en/of het jaarwerkplan
  • Evalueren, bespreken en eventueel bijsturen van het beleid
  • Signaleren en bespreekbaar maken van ontwikkelingen binnen de organisatie
  • Eventueel verzorgen van de introductie van nieuwe leden
  • Eventueel adviseren van het bestuur op het gebied van medezeggenschapskwesties